Tinjauan kinerja vendor yang berkualitas menyediakan alat yang dapat digunakan organisasi untuk menilai vendor terhadap Indikator Kinerja Utama (KPI), Perjanjian Tingkat Layanan (SLA), dan metrik keberhasilan penting lainnya. Tujuan dari tinjauan kinerja vendor dapat mencakup:

> Memantau kepatuhan terhadap KPI dan SLA yang disepakati secara kontrak
> Mengidentifikasi area di mana vendor tidak berkinerja sesuai harapan
> Bermitra dengan vendor untuk mengatasi kinerja vendor yang rendah
> Membandingkan kinerja vendor terhadap vendor serupa
> Mengatasi tren kinerja yang buruk sebelum berdampak pada produktivitas
> Bermitra dengan pemilik bisnis untuk memastikan mereka terlibat dengan dan memanfaatkan layanan vendor

Berikut adalah pertanyaan kunci yang perlu Anda pertimbangkan untuk menerapkan program tinjauan kinerja vendor yang sukses dalam organisasi Anda sendiri.

Siapa yang Harus Saya Sertakan Dalam Tinjauan Kinerja Vendor?

Selain vendor, penting untuk melibatkan pemangku kepentingan internal yang sesuai dalam proses peninjauan. Ini harus mencakup pemilik hubungan vendor, bersama dengan pemilik bisnis/pengguna produk dan layanan vendor lainnya. Ini juga mungkin memerlukan keterlibatan perwakilan dari hukum, kepatuhan, TI, keuangan atau pembelian tergantung pada ukuran dan kompleksitas hubungan vendor.

Dalam kasus di mana ada Vendor Management Office (VMO) formal, mereka harus bertanggung jawab untuk merencanakan dan memfasilitasi proses tinjauan kinerja. Jika tidak ada VMO formal, maka perlu untuk menugaskan tanggung jawab ke departemen lain seperti TI, pembelian, keuangan, atau operasi.

Jenis Pertanyaan Apa yang Harus Saya Ajukan?

Pertanyaan tinjauan kinerja vendor harus selaras dengan jenis layanan yang dilakukan vendor. Mereka juga harus menggabungkan pertanyaan KPI dan SLA tertentu dengan pertanyaan umum.
Berikut adalah empat kategori umum yang dapat digunakan untuk membantu membentuk upaya tinjauan kinerja Anda:

1. Kinerja Vendor

Pertanyaan-pertanyaan ini berfokus pada persyaratan yang disepakati secara kontraktual seperti Indikator Kinerja Utama (ukuran terukur yang digunakan untuk menentukan efisiensi dan efektivitas layanan) dan Perjanjian Tingkat Layanan (perjanjian negosiasi formal yang mendefinisikan parameter dan tanggung jawab untuk penyampaian layanan ).

2. Insiden Vendor

Pertanyaan-pertanyaan ini berfokus pada pengungkapan masalah baru atau yang sedang berlangsung dengan vendor, dan efisiensi dan efektivitas penyelesaian masalah.

3. Penagihan Vendor

Pertanyaan-pertanyaan ini berfokus pada keakuratan dan ketepatan waktu penagihan, dan apakah ada masalah yang terkait dengan penetapan harga atau biaya.

4. Kualitas Vendor

Pertanyaan-pertanyaan ini berfokus pada keseluruhan pengalaman dengan vendor dan dapat mencakup kriteria yang terkait dengan:
> Responsivitas vendor — kecepatan, kelengkapan, dan akurasi
> Kualitas pelatihan – kualitas materi pelatihan yang digunakan baik untuk vendor maupun perusahaan
> Pengetahuan – Pengetahuan tentang fungsi inti vendor termasuk perwakilan vendor, layanan pelanggan, TI, dan departemen lainnya
> Inovasi vendor – pengetahuan dan kemampuan beradaptasi dari layanannya

Seberapa Sering Saya Harus Melakukan Tinjauan Kinerja dengan Vendor?

Kami dari https://txredistricting.org/ merekomendasikan untuk melakukan tinjauan awal segera setelah vendor baru bergabung, dan kemudian menetapkan jadwal yang sesuai untuk tinjauan berkelanjutan berdasarkan tingkat risiko vendor.

Tinjauan Kinerja Awal

Sebagai aturan umum untuk layanan baru, tinjauan kinerja awal harus dilakukan 90 hari setelah layanan diimplementasikan. Ini akan memberikan waktu yang cukup untuk menentukan bagaimana kinerja vendor dan mengubah KPI tertentu, SLA, dan/atau mengimplementasikan rencana tindakan.

Jika vendor tidak berkinerja sesuai harapan yang diinginkan sebelum 90 hari, setiap kejadian harus didokumentasikan sebagai insiden dan digunakan dalam tinjauan kinerja. Jika insiden menimbulkan risiko, harus segera ditangani dengan vendor dengan membuat rencana tindakan dengan tujuan SMART (spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, terikat waktu) yang akan dipantau oleh Vendor Management Office (VMO).

Baca juga : Tips Mencari Supplier Dropship

Ulasan Kinerja Berkelanjutan

Tinjauan berkelanjutan harus dilakukan sesuai dengan jenis layanan vendor dan dampak layanan jika KPI atau SLA tidak terpenuhi. Frekuensi tinjauan kinerja harus ditetapkan terlebih dahulu dengan pemilik bisnis dan vendor. Frekuensi peninjauan tidak boleh berubah jika vendor tidak berkinerja; sebagai gantinya pelacakan insiden dan rencana tindakan harus digunakan untuk masalah kinerja apa pun di antara tinjauan.